Henkilötietojen käsittely ja kerääminen FinnWID – Naiset kehitystyössä ry:ssä
Tässä kerrotaan, miksi ja miten FinnWID – Naiset kehitystyössä ry:n jäsenten nimet, osoitteet ja sähköpostiosoitteet rekisteröidään.
Seuraavat tiedot kerrotaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä (GDPR) art. 13 mukaisesti.
Henkilötietojen kerääminen
FinnWID – Naiset Kehitystyössä ry (jatkossa FinnWID) kerää henkilötietoja silloin, kun henkilö liittyy yhdistyksen jäseneksi. Kerättävät henkilötiedot ovat:
Jäsenen nimi, osoite ja sähköpostiosoite.
Lisäksi FinnWID voi kerätä yhteystietoja yleisötilaisuuksissa. Näitä yhteystietoja käytetään vain FinnWIDin toiminnasta tiedottamista varten, ja ne poistetaan FinnWIDin järjestelmästä, kun ne tiedot, joiden lähettämistä varten yhteystiedot kerättiin, on lähetetty.
Käyttötarkoitus
Jäsentiedot kerätään, jotta FinnWID pystyy seuraamaan jäsenistönsä kehitystä maantieteellisesti sekä tiedottamaan jäseniään. Tietojen kerääminen on edellytys jäseneksi liittymiselle (ks. GDPR Art 6 osa 1.b). FinnWID käyttää jäsentietoja yhteydenpitoon jäsenilleen, esimerkiksi kutsujen lähettämiseen eri tilaisuuksiin ja verkostoitumistapaamisiin.
Tietojen kontrollointi
Henkilötietoja kontrolloi FinnWID-järjestön hallitus ja erityisesti sen nimittämä Tietosuojavastaava, joka on henkilö, joka kuuluu FinnWIDin hallitukseen. Henkilöiden yhteystiedot säilytetään luotettavalla tavalla FinnWIDin tietojärjestelmässä. Vain FinnWIDin hallituksen jäsenillä ja varajäsenillä on pääsy henkilötietoihin, eikä niitä missään tilanteessa siirretä tietojärjestelmästä toiseen.
Henkilötietojen säilytys
FinnWID säilyttää jäsentiedot siihen asti, kun jäsenyys on voimassa. Kuitenkin EU-säädösten mukaan jäsentiedot tulee olla saatavilla viisi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen, jos jäsen ei jäsenyydestä luopuessaan toisin toivo.
Pyynnöt tietojen tarkasteluun, poistoon ja muutoksiin
Henkilö, jota tiedot koskevat, voi aina pyytää nähdä itseään koskevat tiedot, pyytää poistamaan ne tai muuttamaan niitä. Kyselyt voi tehdä osoitteeseen info@finnwid.fi. Huomattavaa on kuitenkin, että FinnWIDin toiminnan kannalta on tärkeää, että sillä on jäsentensä yhteystiedot käytettävissään.
Valitukset
Jäsentietojen kohteena oleva henkilö voi aina jättää valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.